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14 dicas para administrar o tempo e melhorar a produtividade criativa

Administrar o Tempo e melhorar sua produtividade para ser mais criativo.

Nessa segunda parte, vamos conhecer as “7” últimas dicas para administrar melhor seu tempo e desenvolver sua produtividade criativa. (Primeira parte – clique aqui)

8 – Lutem contra a “tirania do urgente”

Administrar o tempo e aprender a distinguir se algo é verdadeiramente importante, ou se é apenas urgente, é a chave para focar sua atenção naquilo que você precisa.

“A tirania do urgente são aquelas pequenas coisas que temos que fazer imediatamente, desviando nossa atenção do que realmente importa.”

Esses pequenos deveres são candidatos a disputar nossa atenção; pode ser um amigo, seu pai, seu cônjuge, seus colegas de trabalho, seu chefe, ou alguma combinação de todos eles.

Independente disso, essas “obrigações”, exigem que você dê atenção a elas imediatamente. Mas suas prioridades em que você está focado que são realmente importantes.

Montar um plano de “batalha” que funciona melhor para si e para o seu estilo de vida é a melhor maneira de lidar com essa “tirania do urgente”.

Escolha um método que permita evitar que sua energia e atenção sejam desperdiçadas com tarefas que o desviem de seu plano principal.

Ficar atento no que você precisa fazer para realizar seu trabalho, irá garantir que sua atenção seja gasta com sabedoria.

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9 – Aprenda a gerenciar o tempo produtivo

Da mesma forma que aparelhos conseguem monitorar nossa atividade e frequência cardíaca, você pode usar a tecnologia para manter o controle de como exatamente utiliza seu tempo.

Por exemplo, o aplicativo Toggl, permite que você acompanhe e saiba quanto do seu tempo você levou para a conclusão de determinadas tarefas.

Depois de acompanhar por um mês ou dois, você vai perceber rapidamente onde está gastando seu tempo e permite assim que elimine tarefas desnecessárias que estão roubando seu precioso tempo.

Se eliminar não for a solução, pense então numa maneira de abordar essas tarefas de forma diferente, mudando algum processo de trabalho, ou automatizá-las de alguma forma.

Identificando e atualizando o que absorve grande parte do seu tempo, você vai ficar bem mais produtivo.

10 – Reservar tempo para os e-mails

Consultar seus e-mails várias vezes ao dia desperdiça boa parte do seu tempo.

Sei que isso pode ser difícil para muitos de nós em um mundo cada vez mais conectado de smartphones, tablets e laptops.

Mas lidar com e-mails a qualquer momento, não é a melhor maneira de usar o seu tempo.

Você pode implantar um sistema on-off. Gastar 30 minutos com os e-mails, seguidos por 60-90 minutos “off”, (focados em coisas realmente importantes, como a criação), e assim por diante.

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11 – Não seja uma pessoa multitarefa

Se você tem uma mente que anda a mil por hora, pode ser difícil se concentrar em uma coisa de cada vez.

Isso, não é só ruim, porque também nos torna incapazes de estar totalmente envolvidos em qualquer tarefa (o que nos pode levar a ter grandes problemas pelo caminho), mas de acordo com alguns estudos, podemos estar até reduzindo significativamente nosso QI.

Os pesquisadores do Instituto de Psiquiatria da Universidade de Londres descobriram que quando uma pessoa é “multitarefa” utilizando meios eletrônicos (e-mail, etc.), seu QI diminui ainda mais do que aquelas que perdem uma noite de sono.

Claramente, isso não é o que queremos quando estamos tentando treinar nosso cérebro para usar nossa atenção com sabedoria.

Por exemplo, monitorar o tempo, obriga você a manter o foco em uma coisa de cada vez.

Isso pode ajudar a evitar desperdício de tempo com tarefas “urgentes” como ler e-mails, causando uma procrastinação das coisas mais importantes.

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12 – Faça seus aplicativos administrar o tempo por você

Os aplicativos são uma das grandes invenções da tecnologia moderna: existe uma variedade deles projetados especificamente para ajudá-lo a ser mais produtivo.

Um dos melhores é o programa IFTTT, que significa “Se é isso, então é isso”.

Esse aplicativo permite criar um comando específico que automatiza alguma tarefa que você determinou.

Por exemplo, você pode instruir ao IFTTT para transferir automaticamente os anexos dos e-mails que você recebe dos seus clientes ou de pessoas.

Isso poupa o tempo de download e de salvar os arquivos manualmente, além de reduzir o estresse que é tentar achar numa lista enorme de e-mails aquele arquivo anexado que você agora tanto precisa.

Você também, sem dúvida, já teve a experiência de ler rapidamente um e-mail, anotar no plano mental e depois não se lembrar de mais nada.

Você pode então, definir para o aplicativo, que ele sempre crie um lembrete quando você marcar algum e-mail com estrela para que você não se esqueça de voltar para os mesmos mais tarde.

Nesse artigo de Aja Frost do site Sitepoint, você encontra uma lista completa de como usar o aplicativo para aumentar a sua produtividade criativa.

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13 – Termine o dia criando uma lista de coisas a fazer

Esta dica pode parecer contraproducente no primeiro momento – terminar o seu dia com uma lista de coisas para fazer amanhã?

Reserve um espaço do seu tempo no final do dia para pensar e escrever o que é que você precisa realizar ou atualizar para o dia seguinte e tente cumpri-lo.

Lembre-se, coloque na sua lista as tarefas que exigem sua atenção em primeiro lugar.

As razões para proceder dessa maneira são bem claras, permite rever o que você realizou naquele dia (o que lhe dá uma sensação de realização), e motiva você a pensar sobre o que precisa fazer no dia seguinte.

Isso fará você poupar tempo na manhã seguinte.

Você não vai perder tempo de manhã tentando descobrir o que precisa ser feito, e em que ordem.

Por já ter sua lista de afazeres pronta, você pode colocar imediatamente em execução suas tarefas a partir do momento em que começar a trabalhar.Desconecte-se de fato

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14 – Desconecte-se ao final do dia e tente deixar o trabalho no escritório. Mesmo que seu escritório seja em sua casa

Desligue as luzes, o computador, feche a porta e se desligue de tudo.

O corpo e a mente precisam descansar e rejuvenescer antes de enfrentar a “loucura” do dia seguinte.

Isso significa que é preciso encontrar o momento de dar uma parada (que pode ser difícil para nós criativos, mas garantimos que você consegue!). E, em seguida, realmente parar.

Vá para casa (ou para sala de sua casa), relaxe de alguma forma.

Como usar todas essas dicas

A melhor parte sobre todas estas dicas é que elas são customizáveis à sua própria situação. Se você é um chefe ou está apenas começando, se você for um freelancer trabalhando em casa ou um funcionário de uma grande empresa, todas essas dicas podem ser adaptadas às suas necessidades.

Ao tomar cada uma delas e aplicá-las da melhor forma possível para a sua situação específica, você será capaz de realizar seus objetivos e depois sim, concentrar-se nos projetos que lhe trazem alegria.

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14 dicas para administrar o tempo e melhorar a produtividade criativa
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Mauricio Alex, radialista, acredita que só através da motivação pessoal conseguimos superar as armadilhas de nossas mentes. È preciso transformar as nossas crenças e nossos pensamentos em aliados para alcançarmos progresso profissional, espiritual e financeiro.